Få kontor passar precis som de är. Väggar ska flyttas, mötesrum byggas och ytskikt bytas innan ni kan flytta in. Den ombyggnaden kallas hyresgästanpassning, och den är ofta den största enskilda förhandlingsfrågan efter hyran. Här går vi igenom vad som ingår, vem som betalar och vad som ska stå i avtalet. Det mesta gäller oavsett lokaltyp, men exemplen utgår från hyresgästanpassning av kontor.
Kort svar: Hyresgästanpassning är den ombyggnad av en lokal som görs för en viss hyresgäst. Kostnaden betalas av hyresvärden, av hyresgästen eller delas, ofta genom ett tillägg på hyran under avtalstiden. Reglera omfattning, kostnad, tidplan och återställning skriftligt innan avtalet skrivs under.
Vad är hyresgästanpassning?
Hyresgästanpassning är alla ändringar av lokalen som görs för att den ska fungera för just er verksamhet. Det kan vara allt från ommålning till en helt ny planlösning. Vanliga delar:
- Planlösning: nya eller rivna väggar, mötesrum, telefonrum, reception
- Ytskikt: golv, väggar, undertak
- Installationer: ventilation, kyla, el, belysning, datanät
- Pentry, kök och våtrum
- Akustik, passersystem och skyltning
Inredning och möbler räknas normalt inte dit, utan är ert eget ansvar. Hur lokalen bör utformas går vi igenom i guiden om kontorsdesign.
Vem betalar för hyresgästanpassningen?
Det finns ingen regel i lagen. Allt är en förhandling, och tre upplägg är vanliga.
| Upplägg | Så fungerar det | Passar när |
|---|---|---|
| Hyresvärden betalar | Anpassningen ingår i hyran. Hyresvärden räknar hem investeringen över avtalstiden. | Ni skriver ett längre avtal och anpassningen är av standardtyp |
| Tillägg på hyran | Hyresvärden bygger, ni betalar ett särskilt tillägg under avtalstiden. | Anpassningen är större eller mer specifik för er |
| Hyresgästen betalar | Ni betalar direkt, antingen till hyresvärden eller till egen entreprenör. | Avtalet är kort eller anpassningen är mycket speciell |
Tre saker avgör hur mycket hyresvärden är beredd att stå för:
- Avtalstiden. Ett femårsavtal ger mer anpassning än ett treårsavtal.
- Hur generell anpassningen är. Det som nästa hyresgäst också har nytta av betalar hyresvärden hellre.
- Marknadsläget. Är vakanserna höga i området ökar viljan att investera för att få in en hyresgäst.
Räkneexempel
En anpassning av 300 kvadratmeter kostar 450 000 kr. Fördelas den som ett tillägg över ett femårigt avtal blir det 90 000 kr per år, eller 300 kr per kvadratmeter och år, före ränta. Siffrorna är ett exempel. Verkliga kostnader varierar mycket med lokalens skick och vad som ska göras.
Det här ska regleras i avtalet
- Omfattning. En skriftlig beskrivning med ritning av vad som ska byggas, och vilken standard som gäller för material.
- Kostnad och betalning. Fast pris eller löpande räkning, och vem som står för fördyringar.
- Tidplan och tillträde. När lokalen ska vara klar och vad som händer vid försening, till exempel hyresfri tid eller nedsatt hyra.
- Ändringar under bygget. Hur ändringar och tillägg beställs och prissätts.
- Underhåll. Vem som underhåller och byter ut det som byggs, helst i en gränsdragningslista.
- Förtida avflyttning. Om ni ska betala återstående tillägg när ni lämnar lokalen före avtalstidens slut.
- Återställning. Om lokalen ska återställas när ni flyttar, och i så fall till vilket skick.
Återställningen är den punkt som oftast glöms. Står det i avtalet att lokalen ska återställas till ursprungligt skick kan det bli en stor kostnad den dag ni flyttar. Få det struket eller tydligt avgränsat från början.
Bygger ni om själva?
Ni får inte bygga om lokalen utan hyresvärdens samtycke. Få samtycket skriftligt. Det har också betydelse om hyresvärden senare säger upp avtalet: vid ersättning enligt reglerna om besittningsskydd för lokal räknas förluster kopplade till en ombyggnad ni själva har bekostat bara om hyresvärden har samtyckt till den, eller om ni ingick hyresavtalet under förutsättning att ni skulle få göra den.
Hur lång tid tar det?
Räkna med flera månader från beslut till inflyttning. Projektering, upphandling och bygge tar tid, och krävs bygglov tar det längre. Anpassningen är ofta det som styr när ni kan flytta in, så börja i god tid före sista uppsägningsdag i ert nuvarande avtal. Hela tidslinjen finns i checklistan för att hyra kontor.
För er som hyr ut
En tydlig bild av vad ni är beredda att anpassa, och till vilken hyra, kortar tiden från visning till avtal. Visa planskisser på olika upplägg redan i annonsen, och var tydliga med vad som ingår i hyran. Fler råd finns i guiden om att hyra ut lokal.
Vanliga frågor
Vad betyder hyresgästanpassning?
Ombyggnad av en lokal för att den ska passa en viss hyresgästs verksamhet.
Vem betalar för hyresgästanpassning?
Det förhandlas. Hyresvärden, hyresgästen eller båda, ofta genom ett tillägg på hyran under avtalstiden.
Måste vi återställa lokalen när vi flyttar?
Bara om det följer av avtalet. Kontrollera formuleringen innan ni skriver under.
Vem äger det som byggs?
Fast inredning som väggar och installationer som hyresvärden har bekostat tillhör fastigheten. Det ni själva har bekostat blir enligt jordabalken inte en del av fastigheten så länge ni äger det, men i praktiken reglerar hyresavtalet vad som ska hända med det när ni flyttar: ofta ska det antingen tas bort eller lämnas kvar utan ersättning. Era möbler och er lösa utrustning är era.
Hitta rätt kontor snabbare
Shace söker igenom hela kontorsmarknaden åt er, skickar ett handplockat urval inom 24 timmar och hjälper till med visningar och avtal. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor.