Fastighetsdata är all information som beskriver en fastighet och hur den används: registeruppgifter, ytor och lokaler, hyresavtal, ekonomi, energi och drift. I de flesta fastighetsbolag finns den spridd över flera system och ett stort antal Excel-filer. Att gå från Excel till fastighetsdata i realtid handlar inte om att slänga kalkylbladen, utan om att samla grunddatan på ett ställe, koppla ihop systemen och låta Excel bli ett analysverktyg i stället för en databas. Här går vi igenom vilka typer av fastighetsdata som finns, var fastighetsförvaltning i Excel brister och hur ni tar er vidare steg för steg.
Vad är fastighetsdata?
Begreppet används på två sätt. Ibland menas de offentliga uppgifterna om en fastighet, som ägare, fastighetsbeteckning och taxeringsvärde. För en fastighetsägare är det bredare: all data som behövs för att förvalta och hyra ut beståndet.
| Typ av fastighetsdata | Exempel | Typisk källa |
|---|---|---|
| Registerdata | Fastighetsbeteckning, areal, rättigheter, adresser | Lantmäteriets fastighetsregister |
| Byggnad och ytor | Byggnader, våningsplan, lokaler, uthyrbar area (LOA/BOA) | Ritningar, BIM, ytregister |
| Hyresavtal | Hyresgäst, hyra, index, avtalstid, uppsägningstid | Hyresavisering eller fastighetssystem |
| Ekonomi | Intäkter, driftkostnader, investeringar, driftnetto | Ekonomisystem |
| Energi och drift | El, värme, vatten, larm, temperaturer | Mätare, styrsystem, sensorer |
| Energiprestanda | Energiklass, energianvändning per kvm | Boverkets energideklarationer |
| Uthyrning | Vakanta lokaler, förfrågningar, visningar | CRM, uthyrningsverktyg, e-post |
| Marknad | Marknadshyror, vakansgrader, transaktioner | Publicerade rapporter från mäklare och branschorganisationer |
Offentliga källor till fastighetsdata
Två myndighetskällor är särskilt användbara för fastighetsägare:
- Lantmäteriet. Fastighetsregistret innehåller uppgifter om fastigheter, ägare, adresser, byggnader, rättigheter och inskrivningar. Informationen kan hämtas som filer eller via API mot licensavtal, direkt från Lantmäteriet eller via återförsäljare.
- Boverket. Energideklarationerna finns i ett nationellt register, och Boverket erbjuder ett kostnadsfritt API för energideklarationer som låter företag hämta grunduppgifter direkt till egna system.
Den offentliga datan ger en stabil grund, men det mesta av det som styr lönsamheten, som avtal, kostnader och driftdata, finns bara i era egna system.
Fastighetsförvaltning i Excel: styrkor och svagheter
Excel är inte problemet i sig. Det är flexibelt, alla kan använda det och det är utmärkt för analyser, kalkyler och engångsfrågor. Problemen uppstår när kalkylbladet blir den enda platsen där viktig information finns.
Vanliga tecken på att Excel har blivit en flaskhals:
- Samma uppgift (till exempel en lokals area eller en hyresgästs avtalsslut) finns i flera filer med olika värden.
- Månadsrapporten tar dagar att ta fram och är inaktuell när den är klar.
- Det finns en eller två personer som vet hur filerna hänger ihop, och ingen vill att de går på semester samtidigt.
- Ingen kan säga exakt vilka lokaler som är lediga om tre månader utan att ringa runt.
- Formler går sönder när någon lägger till en rad, och felet upptäcks först i bokslutet.
Det sista är inte ett hypotetiskt problem: fel i kalkylblad är ett väldokumenterat fenomen i all ekonomisk rapportering, och risken ökar med filens storlek och antal användare.
Vad betyder fastighetsdata i realtid?
Realtid betyder inte att allt ska uppdateras varje sekund. Olika data har olika rytm:
- Sekunder till minuter: energi, temperatur, larm och tillträde. Här ger realtid faktisk nytta, till exempel för att upptäcka fel eller styra värme efter beläggning.
- Dagligen: vakanser, nya förfrågningar, ärenden och felanmälningar. Här räcker det att datan är aktuell när någon behöver den.
- Månadsvis: ekonomiskt utfall, driftnetto och budgetuppföljning. Här är det viktigaste att siffrorna är rätt och kommer från samma källa varje gång.
Målet är därför inte realtid överallt, utan att varje uppgift har en ägare, en källa och uppdateras så ofta som beslutet kräver. Vilka nyckeltal som är värda att följa beskriver vi i artikeln om nyckeltal för fastighetsbolag.
Från Excel till integrerad fastighetsdata: steg för steg
1. Inventera var datan finns
Lista vilka system och filer som innehåller fastigheter, lokaler, avtal, kostnader och driftdata, och vem som uppdaterar dem. De flesta bolag blir överraskade av hur många källor det finns.
2. Bestäm grunddatan och gemensamma id
Varje fastighet, byggnad, lokal och avtal behöver ett entydigt id som används i alla system. Bestäm också definitionerna: vad räknas som uthyrbar yta, när är en lokal vakant, hur räknas driftnetto. Utan det blir integrationer bara snabbare sätt att sprida fel.
3. Välj ett ställe för varje uppgift
Avtal ska bo i avtalssystemet, kostnader i ekonomisystemet och mätdata i driftsystemet. Excel får läsa från dem men inte vara källan.
4. Koppla ihop via API och standarder
Moderna system har API:er som gör att data kan flyttas automatiskt. För driftdata finns öppna standarder som RealEstateCore, ett gemensamt dataspråk för byggnader som svenska fastighetsägare tog fram 2018. Att välja system som följer öppna standarder minskar risken att bli inlåst hos en leverantör.
5. Börja med ett användningsfall
Välj ett område där bättre data ger snabb effekt, till exempel energiuppföljning eller vakansöversikt, och bygg därifrån. Stora program som ska lösa allt på en gång är de som oftast fastnar.
6. Behåll Excel där det är bäst
När grunddatan finns i rätt system blir Excel, eller ett BI-verktyg, ett bra sätt att analysera den. Skillnaden är att analysen alltid utgår från samma siffror.
Exempel: lediga lokaler direkt från systemet
Uthyrning är ett tydligt exempel på vad integrerad fastighetsdata ger. I många bolag förs informationen om en ledig lokal in för hand i flera kanaler: den egna webben, annonsplatser, mäklarutskick. Varje kopia måste uppdateras när något ändras, och ofta ligger inaktuella lokaler kvar.
Med Shace kan ni publicera lediga lokaler direkt från ert eget system via API. När lokalen hyrs ut eller uppgifterna ändras skickar ert system uppdateringen via samma koppling, och ni får kvalificerade förfrågningar från företag som har beskrivit vad de söker. Fler sätt att korta tiden mellan uppsägning och nytt avtal finns i guiden om att minska vakansgraden.
När data är på plats blir nästa steg lättare
Ordnad fastighetsdata är också förutsättningen för det mesta av det som diskuteras som framtidens fastighetsförvaltning: energioptimering, automatiserad rapportering och AI. Var AI faktiskt ger värde går vi igenom i artikeln om AI och proptech i fastighetsbranschen, och de bredare utmaningarna finns i översikten över fastighetsbranschens utmaningar.
Vanliga frågor
Vad är fastighetsdata?
Fastighetsdata är information som beskriver en fastighet och hur den används: registeruppgifter, byggnader och ytor, hyresavtal, ekonomi, energi och drift. Offentliga uppgifter finns hos bland annat Lantmäteriet och Boverket, medan avtal och driftdata finns i fastighetsägarens egna system.
Var hittar man offentlig fastighetsdata?
Lantmäteriets fastighetsregister innehåller uppgifter om fastigheter, ägare, byggnader och rättigheter och kan beställas som filer eller via API. Boverket tillhandahåller energideklarationer via en sökfunktion och ett kostnadsfritt API.
Kan man sköta fastighetsförvaltning i Excel?
För ett litet bestånd fungerar det, men riskerna växer med antalet fastigheter och användare: dubbla uppgifter, formelfel och beroende av enskilda personer. De flesta bolag behåller Excel för analys men flyttar grunddatan till system som kan kopplas ihop.
Behöver all fastighetsdata vara i realtid?
Nej. Energi och larm har nytta av realtid, vakanser och ärenden behöver vara aktuella dagligen och ekonomisk uppföljning kan ske månadsvis. Det viktiga är att varje uppgift har en källa och en ägare.
Vill ni att era lediga lokaler ska nå rätt hyresgäster direkt från ert eget system? Läs mer om Shace för hyresvärdar.