Flexibla kontor är kontorsplatser eller rum som ni hyr på kort avtal, ofta med möbler, internet, städning och reception inräknade i ett månadspris. Ett flexibelt kontor är oftast ett kontorshotell eller en coworkingyta, och motpolen är ett traditionellt lokalhyresavtal där ni hyr en egen lokal i flera år. Kort svar på vad som passar er: flexibla kontor vinner när ni är få, växer snabbt eller är osäkra på behovet om ett år. Eget kontor vinner när ni är stabila, vill forma lokalen själva och har tid att sköta den. Nedan går vi igenom skillnaderna i detalj.
Vad är ett flexibelt kontor?
Flexibla kontor (även kallat flexkontor eller serviced office) är ett samlingsnamn för kontorslösningar där operatören har hyrt lokalen, inrett den och sköter driften, medan ni köper plats i den på kortare avtal. I praktiken finns tre varianter.
Kontorshotell
Ett kontorshotell är en lokal uppdelad i möblerade rum som olika företag hyr, med gemensam reception, kök, mötesrum och ofta post- och telefonservice. Ni får ett eget låsbart rum, vilket ger mer avskildhet än coworking, men delar allt annat. Avtalen löper typiskt per månad eller på ett eller ett par år, och priset anges per rum eller per arbetsplats snarare än per kvadratmeter.
Coworking
Coworking är ett öppet delat kontor där ni köper tillgång till en skrivbordsplats, antingen en fast plats (samma skrivbord varje dag) eller en flexplats (första lediga). Många coworkingoperatörer erbjuder även mindre privata rum, så gränsen mot kontorshotell är flytande. Coworking passar frilansare och små team som vill ha ett socialt sammanhang och låg tröskel.
Flexkontor i egen avgränsad yta
Den tredje varianten är en egen avgränsad del av en operatörs lokal, till exempel en korridor med tio rum eller en hel våning, med egen entré men operatörens service. Den ger mer identitet än ett rum i ett kontorshotell och passar företag med kanske 10 till 50 personer som inte vill binda sig för ett traditionellt avtal.
Vid sidan av de tre varianterna finns det virtuella kontoret, där ni hyr en företagsadress med posthantering och kan boka mötesrum, men inte har någon egen arbetsplats. Vi går igenom vad det kostar och vilka regler som gäller i guiden om virtuellt kontor.
Vad är ett traditionellt kontor?
Med traditionellt kontor menas att ni tecknar ett lokalhyresavtal direkt med fastighetsägaren enligt 12 kap. jordabalken. Ni hyr en tom eller anpassad lokal, oftast på tre till fem år, betalar hyra per kvadratmeter och år och står själva för möbler, internet, städning, larm och ofta el. Lagen ger en lokalhyresgäst en uppsägningstid på nio månader för avtal som löper längre än nio månader, och efter nio månaders hyresförhållande får ni ett indirekt besittningsskydd (rätt till ersättning om hyresvärden vägrar förlänga utan godtagbart skäl). Vi går igenom avtalsvillkoren i checklistan för att hyra nytt kontor.
Kontorshotell vs eget kontor: jämförelse
| Kontorshotell och coworking | Flexkontor (egen yta) | Traditionellt hyresavtal | |
|---|---|---|---|
| Kostnadsstruktur | Allt-i-ett-pris per plats eller rum och månad | Allt-i-ett-pris per yta eller plats | Hyra per kvm och år, plus drift, möbler, IT och service |
| Avtalstid | Från en månad | Ofta 1–3 år | Ofta 3–5 år |
| Uppsägning | Kort, ofta 1–3 månader | Enligt avtal | Nio månader enligt lag om inget längre avtalats |
| Start | Dagar | Veckor | Månader (sök, förhandla, anpassa) |
| Flexibilitet | Hög, byt storlek inom huset | Medel | Låg under avtalstiden |
| Identitet och varumärke | Liten, gemensam entré | Medel | Full, egen skylt och inredning |
| Service | Ingår (reception, städ, kaffe, IT) | Ingår | Köps in eller sköts själva |
| Kostnad per person | Högre per kvm, men ingen startkostnad | Mellan | Lägst per kvm vid stabil storlek, men höga startkostnader |
Tabellen är en generalisering. Villkoren skiljer sig mycket mellan operatörer och fastighetsägare, så läs alltid avtalet.
Kostnad: därför är jämförelsen per kvadratmeter missvisande
Ett kontorshotell ser ofta dyrt ut omräknat per kvadratmeter, men priset innehåller mycket som ett traditionellt avtal inte gör: möbler, städning, reception, internet, kaffe, mötesrum, försäkring av gemensamma ytor och ibland el. Dessutom slipper ni startkostnader som flytt, inredning och eventuella hyresgästanpassningar.
Jämför därför total kostnad per arbetsplats och månad under hela den period ni räknar med att stanna. Räkna med:
- Hyra (för traditionellt kontor: kvm × kr/kvm/år, plus eventuella tillägg för fastighetsskatt, el och värme)
- Drift och service (städning, internet, larm, kaffe, avfall)
- Engångskostnader (möbler, flytt, IT-installation, anpassningar) utslaget på avtalstiden
- Outnyttjad yta (tomma platser ni betalar för under avtalet)
Den sista punkten avgör ofta. Ett traditionellt kontor är billigast per kvadratmeter när det är fullt, men om ni tecknar för 30 platser och bara använder 18 i två år har ni betalat för tolv tomma skrivbord. Hur marknadshyrorna ligger i olika lägen går vi igenom i vad det kostar att hyra kontor i Stockholm.
Avtalstid och risk
Flexibla kontor flyttar risken från er till operatören. Operatören har skrivit det långa avtalet med fastighetsägaren och tar betalt för att ni slipper det. Det är värt pengarna när:
- ni inte vet hur många ni är om ett år
- ni väntar på finansiering eller en stor order
- ni behöver ett kontor snabbt, till exempel vid etablering i en ny stad
- ni har ett projektteam med ett känt slutdatum
Tänk också på vad avtalet faktiskt är. Ett medlemskap i en coworkingyta är ofta utformat som ett serviceavtal snarare än ett hyresavtal för en lokal, och ett kortare hyresförhållande som upphör innan det varat nio månader i följd ger inget besittningsskydd (12 kap. 56 § jordabalken). För de flesta som väljer flexibelt spelar det mindre roll, men det betyder att ni kan få lämna med den uppsägningstid avtalet anger.
Identitet, kultur och kontroll
Här har eget kontor en tydlig fördel. Ni bestämmer planlösning, ljudmiljö, färger, möbler och vilka som går in och ut. För företag som tar emot kunder, har känslig information eller vill bygga en tydlig kultur väger det tungt. Hur lokalen formar arbetet skriver vi mer om i kontorsdesign och produktivitet.
I ett kontorshotell eller en coworkingyta delar ni entré, kök och mötesrum med andra. Det ger nätverk och liv, men mindre kontroll: ni kan sällan bygga om, och mötesrum behöver bokas.
Vem passar vilken lösning?
Coworking passar frilansare, soloföretag och team på upp till några få personer som vill komma igång direkt, betala lite och sitta bland andra.
Kontorshotell passar små företag, ungefär 2 till 10 personer, som behöver ett låsbart rum för samtal och material men inte vill sköta ett eget kontor. Det passar också utländska bolag som etablerar sig i Sverige och behöver en adress och en bas snabbt.
Flexkontor med egen yta passar växande företag med 10 till 50 personer som vill ha egen entré och viss identitet, men som inte vill binda sig för fem år.
Traditionellt hyresavtal passar etablerade företag med förutsägbar storlek, ofta från runt 15 till 20 personer och uppåt, som vill forma lokalen själva och sänka kostnaden per plats över tid. Det passar också verksamheter med särskilda krav, till exempel labb, showroom eller hög säkerhet.
Många hamnar i en kombination: ett eget huvudkontor dimensionerat för en normal dag, plus flexplatser eller kontorshotell i andra städer eller för tillfälliga toppar.
Hybridarbete och flexibla kontor
Hybridarbete har gjort frågan mer aktuell. När medarbetarna inte är på plats varje dag behöver ni färre skrivbord, och då blir både flexibla avtal och mindre egna lokaler mer attraktiva. Hur ni räknar fram rätt storlek går vi igenom i kontorsyta per anställd.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan kontorshotell och coworking?
I ett kontorshotell hyr ni ett eget låsbart rum och delar reception, kök och mötesrum med andra företag. I coworking köper ni en skrivbordsplats i ett öppet delat kontor, fast eller flexibel. Många operatörer erbjuder båda, så skillnaden ligger främst i hur avskilt ni sitter.
Vad är ett flexkontor?
Ordet används på två sätt. Hos kontorsoperatörer betyder flexkontor ett flexibelt kontor: en möblerad yta med service som hyrs på kort avtal. I arbetsmiljösammanhang betyder det ett kontor utan fasta platser, där medarbetarna tar en ledig plats varje dag. Det ena utesluter inte det andra.
Är kontorshotell dyrare än eget kontor?
Per kvadratmeter nästan alltid, men inte alltid per arbetsplats och månad. Kontorshotellets pris inkluderar möbler, service och drift, och ni slipper startkostnader och betalning för tomma platser. För ett litet eller osäkert team är kontorshotell ofta billigast totalt, för ett stabilt större team är eget kontor oftast billigare.
Hur lång uppsägningstid har ett flexibelt kontor?
Det styrs av avtalet och ligger ofta på en till tre månader för kontorshotell och coworking. Ett traditionellt lokalhyresavtal som löper längre än nio månader har enligt jordabalken minst nio månaders uppsägningstid, om inte längre har avtalats.
När ska man gå från kontorshotell till eget kontor?
Ett vanligt läge är när ni är runt 15 personer, har en förutsägbar tillväxt och vill forma kontoret själva. Räkna då på totalkostnaden per plats under tre till fem år, inklusive inredning och drift, och jämför med vad ni betalar i dag.
Hitta rätt kontor
Oavsett om ni lutar åt ett kontorshotell, ett flexkontor eller ett eget hyresavtal tar vi fram alternativen åt er. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor inom 24 timmar.