Virtuellt kontor: så funkar företagsadress i Stockholm

Ett virtuellt kontor ger företaget en adress, någon som tar emot posten och tillgång till mötesrum, utan att ni hyr en egen arbetsplats. Det är vanligt bland nystartade bolag, konsulter och företag som arbetar på distans, och många använder det just för att få en företagsadress i Stockholm. Här går vi igenom vad ett virtuellt kontor är, vad som brukar ingå, vad det kostar, vilka regler som gäller för företagets adress och när det är dags att ta steget till ett riktigt kontor.

Kort svar: Ett virtuellt kontor är en tjänst där ni hyr en företagsadress med posthantering och kan boka mötesrum vid behov, men inte har någon egen arbetsplats. Det kostar oftast från några hundra till ett par tusen kronor i månaden. Adressen kan registreras som aktiebolagets adress hos Bolagsverket, eftersom den finns i Sverige. Det passar när ni mest arbetar på distans och behöver en fast adress, men inte när teamet behöver ses regelbundet.

Vad är ett virtuellt kontor?

Ett virtuellt kontor är en företagsadress hos ett kontorshotell eller en coworkingoperatör, ofta med tilläggstjänster. Ni arbetar någon annanstans, till exempel hemma, men företaget har en adress som syns på hemsida, fakturor och i registren, och post tas emot där.

Det som brukar ingå eller gå att lägga till:

• Företagsadress. En adress som ni får använda som företagets post- och besöksadress.
• Posthantering. Posten tas emot i receptionen. Mot tillägg kan den skannas, eftersändas eller hämtas.
• Telefonpassning. En receptionist svarar i företagets namn och kopplar vidare eller tar meddelanden.
• Mötesrum. Möjlighet att boka mötesrum per timme, ibland med ett antal timmar inkluderade.
• Tillfällig arbetsplats. Hos vissa operatörer ingår några dagar i månaden i den öppna ytan.

Vissa operatörer skiljer på en ren företagsadress och ett virtuellt kontor, där det senare har fler tjänster.

Vad kostar ett virtuellt kontor eller en företagsadress i Stockholm?

Priset beror på läge och vad som ingår. En ren företagsadress utanför city kostar ofta några hundra kronor i månaden, medan ett virtuellt kontor med mötesrum och telefonpassning i centrala Stockholm kan kosta ett par tusen. Helio tar till exempel 1 900 kronor i månaden exklusive moms för ett virtuellt kontor i Stockholm. Räkna med att mötesrum, eftersändning och skanning av post ofta kostar extra, och jämför vad som faktiskt ingår innan ni jämför priser.

Får man registrera ett virtuellt kontor som företagets adress?

Ja. Ett aktiebolags adress registreras hos Bolagsverket, och ändringen görs enklast på verksamt.se. Det som spelar roll:

• Adressen måste vara i Sverige. Sedan den 17 augusti 2020 godtar Bolagsverket inte en utländsk adress för ett aktiebolag. Syftet är att företaget ska vara lätt att nå för kunder, borgenärer, domstolar och myndigheter. Ett virtuellt kontor är ett vanligt sätt för företag med ägare utomlands att få en svensk adress.
• Använd c/o. Står företaget på operatörens adress anger ni den som c/o-adress, till exempel "Företaget AB c/o Operatören", så att posten hamnar rätt.
• Posten måste komma fram. Myndigheter skickar post till den registrerade adressen. Skatteverket har slutat med särskild skatteadress och skickar till företagets registrerade postadress eller digitala brevlåda. Se till att någon läser posten, eller skaffa en digital brevlåda så att ni inte missar något från myndigheterna.
• Adress och säte är inte samma sak. Sätet är den kommun där styrelsen har sitt säte och står i bolagsordningen. Det ändras inte för att ni byter adress. Företagsnamn, organisationsnummer och den ort där styrelsen har sitt säte ska alltid stå på fakturor, brev, e-post och hemsida. Ligger adressen i en annan kommun än sätet räcker det alltså inte med adressen, utan sätet anges särskilt, till exempel "Säte: Göteborg", enligt Bolagsverkets regler. Vill ni flytta sätet till samma kommun som det virtuella kontoret behöver bolagsordningen ändras.

Fördelar med virtuellt kontor

• Låg kostnad. En bråkdel av vad en egen lokal kostar, och oftast utan lång bindningstid.
• Hemadressen hålls privat. Ni slipper ha bostadsadressen på hemsida, fakturor och i offentliga register.
• En fast adress. Adressen ligger kvar även om ni flyttar eller arbetar från olika orter.
• Ett ställe att träffa kunder. Mötesrummen gör att ni har någonstans att ta ett möte utan att hyra ett kontor.
• Lätt att skala upp. Hos många operatörer går det att gå över till en kontorsplats eller ett rum i samma hus.

Nackdelar med virtuellt kontor

• Ingen egen arbetsplats. Ni sitter fortfarande hemma eller på café, med det som det innebär för koncentration och gemenskap.
• Svårt att bygga ett team. Medarbetare som aldrig ses får svårare att samarbeta och lära av varandra.
• Tilläggen kostar. Mötesrum, telefonpassning och posthantering räknas ofta per gång eller per timme, och summan kan bli högre än väntat.
• Fördröjd post. Post som skannas eller eftersänds kommer fram senare, vilket kan vara ett problem med tidsfrister från myndigheter.
• Adressen säger inte så mycket. Många vet att en adress hos ett kontorshotell kan vara en ren postadress.

Virtuellt kontor, kontorsplats, kontorshotell eller eget kontor?

Skillnaderna mellan kontorshotell, coworking och eget kontor går vi igenom i guiden om flexibla kontor. Vill ni bara ha en plats för er själva finns mer i guiden om att hyra kontorsplats eller dela kontor.

Vem passar ett virtuellt kontor för?

• Nystartade bolag som vill hålla nere kostnaderna men inte vill ha hemadressen i registren.
• Konsulter och frilansare som arbetar hos kunder och mest behöver en adress och ett mötesrum ibland.
• Distansbolag där alla arbetar hemifrån men företaget behöver en adress i Sverige.
• Utländska företag som etablerar sig i Sverige och behöver en svensk adress innan de vet hur stort kontor de behöver.

När är det dags för ett riktigt kontor?

Ett virtuellt kontor är ofta en bra början, men det finns några tecken på att ni har vuxit ur det:

1. Ni bokar mötesrum flera gånger i veckan. Då kostar timmarna snart lika mycket som en egen plats.
2. Teamet växer. När ni blir fler än två eller tre som behöver ses regelbundet blir det svårt att arbeta bra utan en gemensam plats.
3. Ni anställer. Nya medarbetare kommer in snabbare när de kan sitta med kollegorna.
4. Kunderna vill träffa er. En egen lokal gör det enklare att ta emot besök och visa vilka ni är.
5. Ni behöver förvaring eller utrustning. Det går inte att lösa med en postadress.

Nästa steg behöver inte vara ett stort eget kontor. Många går först till en kontorsplats eller ett litet rum på ett kontorshotell och sedan vidare till en egen lokal när teamet har vuxit.

Vanliga frågor

Vad är ett virtuellt kontor?

En tjänst där företaget hyr en adress med posthantering och kan boka mötesrum, utan att ha en egen arbetsplats.

Vad kostar ett virtuellt kontor?

Oftast från några hundra till ett par tusen kronor i månaden, beroende på läge och vad som ingår. Mötesrum och eftersändning av post kostar ofta extra.

Kan man registrera ett virtuellt kontor hos Bolagsverket?

Ja. Ett aktiebolags adress måste vara i Sverige, och en adress hos ett kontorshotell eller en coworkingoperatör fungerar. Ange den som c/o-adress så att posten kommer fram.

Vad är skillnaden mellan företagsadress och säte?

Adressen är dit posten skickas. Sätet är den kommun där styrelsen har sitt säte enligt bolagsordningen. Sätet ska alltid anges på fakturor, brev och hemsida, även när adressen ligger i en annan kommun.

Är ett virtuellt kontor samma sak som ett kontorshotell?

Nej. På ett kontorshotell hyr ni ett eget rum. Ett virtuellt kontor är oftast en tjänst som kontorshotell säljer till företag som inte sitter där.

Kan man ha ett virtuellt kontor med enskild firma?

Ja, många operatörer säljer företagsadress även till enskilda näringsidkare. Kontrollera med operatören och Skatteverket vilken adress som ska registreras för just er.

Hitta rätt kontor snabbare

Har ni vuxit ur det virtuella kontoret? Shace söker igenom hela kontorsmarknaden åt er, skickar ett handplockat urval inom 24 timmar och hjälper till med visningar och avtal. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor.