Att hyra kontorsplats betyder att ni betalar för en eller flera arbetsplatser i ett kontor som någon annan har hyrt och sköter, i stället för att teckna ett eget lokalhyresavtal. Det kan vara en skrivbordsplats i en coworkingyta, ett rum i ett kontorshotell eller några platser i ett annat företags kontor. För ett litet team är det nästan alltid billigare än ett eget kontor, eftersom ni bara betalar för de platser ni använder och delar kök, mötesrum och service med andra. Här går vi igenom vad en kontorsplats kostar i princip, hur ni räknar på att dela kontor och vad som gäller om ni själva vill hyra ut en del av ert kontor.
Vad innebär det att hyra kontorsplats?
En kontorsplats är en arbetsplats med tillgång till det som hör till ett fungerande kontor: skrivbord och stol, internet, kök, toaletter och oftast mötesrum. Det finns några vanliga former.
- Flexplats: ni får tillgång till en ledig plats i ett öppet kontor, men inte ett eget skrivbord. Lägst pris, passar den som är på kontoret några dagar i veckan.
- Fast plats: ett eget skrivbord i ett delat kontor som ingen annan använder. Ni kan lämna skärm och papper kvar.
- Kontorsrum: ett eget låsbart rum för en eller flera personer, ofta i ett kontorshotell, med delade gemensamma ytor.
- Platser hos ett annat företag: ett företag med mer yta än det behöver hyr ut några skrivbord eller ett rum. Ofta billigt och personligt, men mindre service.
Skillnaderna mellan kontorshotell, coworking och eget kontor jämför vi mer utförligt i flexibla kontor vs traditionella kontor. Behöver ni bara en företagsadress och mötesrum ibland, men ingen arbetsplats, räcker ofta ett virtuellt kontor.
Vad ingår i priset?
Priset för en kontorsplats anges oftast per plats och månad, exklusive moms. Kontrollera alltid vad som ingår, eftersom det skiljer mycket:
- internet och skrivare
- städning, kaffe och frukt
- mötesrum (fritt, ett antal timmar per månad eller mot avgift)
- reception, posthantering och möjlighet att registrera företagsadress
- tillgång dygnet runt eller bara kontorstid
- förvaring och låsbara skåp
Hyra kontorsplats i Stockholm: vad styr priset?
I Stockholm finns ett stort utbud av kontorsplatser och kontorsrum, från enkla flexplatser i ytterområden till fasta platser och rum i City. Priset styrs av samma saker som hyran för en hel lokal: läge, standard och service. En fast plats i ett centralt kontorshotell med reception kostar betydligt mer än en flexplats i en coworkingyta en bit ut. Hur hyresnivåerna skiljer sig mellan olika delar av staden går vi igenom i attraktiva områden för kontor i Stockholm.
Ett kontorsrum i Stockholm är ofta det mest prisvärda för team på två till fem personer som behöver kunna ta samtal i avskildhet. För en eller två personer som mest behöver en plats att sitta på räcker ofta en fast plats eller flexplats.
Varför blir det billigare att dela kontor?
Ett kontor har många kostnader som inte växer i takt med antalet medarbetare. Ett kök, ett mötesrum, en entré, internetuppkoppling och städning kostar ungefär lika mycket oavsett om tre eller tolv personer använder dem. När flera företag delar på samma lokal slås de fasta kostnaderna ut på fler personer.
Besparingen kommer från tre håll:
- Ni betalar för den yta ni använder. Med ett eget kontor betalar ni för alla kvadratmeter under hela avtalstiden, även tomma platser. Med kontorsplatser kan ni ofta öka eller minska antalet med kort varsel.
- Gemensamma ytor delas. Mötesrum, kök och reception kan vara en stor del av ett litet kontor. Delar ni dem blir er andel mindre.
- Inga startkostnader. Ni slipper köpa möbler, installera nätverk, teckna städavtal och i vissa fall betala för anpassning av lokalen.
Samtidigt betalar ni för operatörens vinst och risk. Därför är besparingen störst för små och föränderliga team, och den krymper ju större och stabilare ni blir.
Räkneexempel: eget kontor eller kontorsplatser
Siffrorna nedan är påhittade och förenklade för att visa logiken. Byt ut dem mot de priser ni själva får.
Ett företag med fem medarbetare, där i genomsnitt fyra är på plats samtidigt, jämför två alternativ.
Alternativ A: eget kontor på 80 kvm
| Post | Antagande | Kostnad per år |
|---|---|---|
| Hyra | 80 kvm × 3 500 kr/kvm/år | 280 000 kr |
| Drift och service | städ, internet, el, kaffe | 60 000 kr |
| Möbler och IT | 100 000 kr fördelat på 5 år | 20 000 kr |
| Summa | 360 000 kr |
Det blir 6 000 kr per medarbetare och månad, och ni är bundna till avtalstiden.
Alternativ B: fyra fasta kontorsplatser plus mötesrum vid behov
| Post | Antagande | Kostnad per år |
|---|---|---|
| Platser | 4 × 4 500 kr/månad | 216 000 kr |
| Extra mötesrum | 1 000 kr/månad | 12 000 kr |
| Summa | 228 000 kr |
Med dessa antaganden sparar företaget runt 130 000 kr per år, främst för att det inte betalar för en femte plats och gemensamma ytor som står tomma, och för att det slipper startkostnaderna. Men om företaget växer till 15 personer ser kalkylen annorlunda ut: då sprids fasta kostnader för ett eget kontor på fler personer och kontorsplatserna blir relativt sett dyrare. Hur ni räknar fram rätt storlek på ett eget kontor visar vi i kontorsyta per anställd.
Hyra ut del av kontor: vad gäller?
Den andra sidan av att dela kontor är att ni själva har för mycket yta och vill hyra ut några platser eller ett rum. Det kan sänka er egen kostnad, men det räknas i regel som andrahandsuthyrning. Ni behöver hyresvärdens skriftliga samtycke, bör avtala bort andrahandshyresgästens besittningsskydd i en särskild handling och behöver stämma av momsen innan ni sätter priset. Vi går igenom reglerna, riskerna och vad avtalet ska innehålla i guiden om att hyra ut lokal i andra hand.
Tips innan ni delar kontor
- Skriv ner reglerna. Vem bokar mötesrummet, vem städar köket, vilka tider gäller, hur hanteras gäster.
- Tänk på sekretess. Om ni hanterar känsliga uppgifter behöver ni låsbara rum och skärmar som inte syns från allmänna ytor.
- Kolla försäkringen. Både er och den ni delar med behöver ha ansvars- och egendomsförsäkring som täcker delade lokaler.
- Räkna på helheten. Jämför kostnad per medarbetare och månad, inte per kvadratmeter.
Vanliga frågor
Vad kostar det att hyra en kontorsplats?
Det beror på läge, standard och vad som ingår. En flexplats i en enkel coworkingyta är billigast, medan en fast plats eller ett rum i ett centralt kontorshotell med reception och mötesrum kostar betydligt mer. Jämför alltid vad som ingår, särskilt mötesrum och tillgång utanför kontorstid.
Var kan man hyra kontorsplats i Stockholm?
Kontorsplatser finns i hela staden. De flesta kontorshotell och coworkingytor ligger i innerstaden, till exempel i City, på Östermalm, Södermalm och Kungsholmen och i Vasastan, och det finns billigare alternativ i Solna, Sundbyberg, Kista och Hammarby Sjöstad. Välj läge efter var ni och era kunder rör er, och jämför vad som ingår i priset.
Får man hyra ut en del av sitt kontor?
Ja, men bara med hyresvärdens samtycke om den andra verksamheten ska använda ytan självständigt. Utan samtycke riskerar ni att hyresrätten förverkas. Avtala också skriftligt med andrahandshyresgästen om besittningsskydd och uppsägning.
Är det billigare att hyra kontorsplats än ett eget kontor?
För en eller några få personer nästan alltid, eftersom ni slipper betala för tomma platser, gemensamma ytor och inredning. För större och stabila team blir ett eget kontor ofta billigare per person över tid.
Vad är skillnaden mellan fast plats och flexplats?
En fast plats är ett eget skrivbord som bara ni använder. En flexplats ger tillgång till första lediga plats i ett delat kontor, vilket är billigare men betyder att ni inte kan lämna saker på skrivbordet.
Hitta rätt kontor
Oavsett om ni behöver några kontorsplatser, ett kontorsrum eller en egen lokal tar vi fram alternativen åt er. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor inom 24 timmar.