Har ni mer kontorsyta än ni behöver kan det vara lockande att hyra ut en del av den till ett annat företag. Det sänker er egen kostnad och kan vara ett bra sätt att fylla tomma platser. Men den som vill hyra ut en lokal i andra hand behöver följa regler i jordabalken som det är lätt att missa, och misstagen kan i värsta fall kosta er hyresavtalet. Här går vi igenom när ni behöver hyresvärdens samtycke, vad som händer om ni hyr ut utan det, vad som gäller för besittningsskydd och moms och vad andrahandsavtalet ska innehålla.
Kort svar: Ni får inte hyra ut en lokal eller en del av den i andra hand för självständigt brukande utan hyresvärdens samtycke. Gör ni det ändå kan hyresrätten förverkas om ni inte rättar till det utan dröjsmål när hyresvärden säger till. Skriv ett eget avtal med andrahandshyresgästen, avtala bort besittningsskyddet i en särskild handling och stäm av momsen innan ni sätter priset.
Vad räknas som andrahandsuthyrning av lokal?
Ni hyr ut i andra hand när ni låter någon annan använda lokalen, eller en del av den, för självständigt brukande. Typiska exempel är att ett annat företag hyr ett rum eller några platser i ert kontor för sin egen verksamhet, eller att ni hyr ut hela lokalen under en period då ni inte använder den.
Ni är fortfarande hyresgäst hos fastighetsägaren och ansvarar för att hyran betalas och att lokalen sköts. Mot andrahandshyresgästen är ni själva hyresvärd, med de skyldigheter det innebär.
Ni behöver hyresvärdens samtycke
Enligt 12 kap. 39 § jordabalken får hyresgästen inte hyra ut eller på något annat sätt upplåta lägenheten i andra hand till någon annan för självständigt brukande utan hyresvärdens samtycke. Med lägenhet menar lagen både bostäder och lokaler.
Hyresvärden har ingen skyldighet att säga ja. Be därför om samtycke skriftligen innan ni tar in någon, och ta med:
- vem andrahandshyresgästen är, med organisationsnummer
- vilken verksamhet de ska bedriva och hur stor del av lokalen de ska använda
- under vilken tid upplåtelsen ska gälla
- om andrahandshyresgästens verksamhet är momspliktig
Läs också ert eget hyresavtal. De flesta lokalhyresavtal har en klausul om andrahandsuthyrning, och vissa kräver att ni använder ett visst formulär eller att samtycket lämnas för en bestämd hyresgäst.
Kan hyresnämnden ge tillstånd i stället?
I teorin ja. Enligt 40 § kan hyresnämnden ge tillstånd till andrahandsuthyrning även om hyresvärden säger nej, och regeln gäller både bostäder och lokaler. Men två villkor ska vara uppfyllda samtidigt: hyresgästen ska ha beaktansvärda skäl på grund av till exempel särskilda familjeförhållanden, ålder, sjukdom, tillfälligt arbete eller studier på annan ort eller en längre utlandsvistelse, och hyresvärden ska sakna befogad anledning att vägra. Tillståndet begränsas alltid till en viss tid och kan förenas med villkor.
Skälen är personliga och passar sällan ett företag som vill hyra ut överbliven yta. I praktiken är det hyresvärdens samtycke som gäller.
Vad händer om ni hyr ut utan samtycke?
Hyr ni ut en lokal i andra hand utan samtycke eller tillstånd kan hyresrätten förverkas, och hyresvärden får då säga upp avtalet i förtid (42 § första stycket 4). För lokaler finns ett viktigt skydd: hyresrätten är bara förverkad om ni inte, efter att hyresvärden har sagt till, utan dröjsmål antingen gör rättelse eller ansöker om tillstånd och får ansökan beviljad.
Det finns också en tidsgräns för hyresvärden. Enligt 43 § kan ni inte skiljas från lokalen på den grunden om hyresvärden inte har uppmanat er att göra rättelse inom två månader från det att hyresvärden fick vetskap om andrahandsuthyrningen. Om förverkandet sker har hyresvärden dessutom rätt till skadestånd.
Att det går att rätta till i efterhand är ingen anledning att chansa. Andrahandshyresgästen kan behöva flytta med kort varsel, och relationen med hyresvärden blir sämre inför nästa förhandling.
Andrahandsuthyrning eller överlåtelse?
| Andrahandsuthyrning | Överlåtelse | |
|---|---|---|
| Vem är hyresgäst hos fastighetsägaren? | Ni, som tidigare | Den nya hyresgästen tar över avtalet |
| Vem ansvarar för hyran? | Ni | Den nya hyresgästen, och ni blir fria för tiden efter överlåtelsen om inget annat avtalas |
| Kräver | Hyresvärdens samtycke | Hyresvärdens samtycke, eller hyresnämndens tillstånd vid överlåtelse av verksamheten |
| Passar när | Ni vill behålla lokalen men har yta över | Ni ska flytta ut eller säljer verksamheten |
Säljer ni verksamheten som bedrivs i lokalen får ni enligt 36 § överlåta hyresrätten till den som tar över verksamheten om hyresnämnden ger tillstånd. Tillstånd ska ges om hyresvärden inte har befogad anledning att motsätta sig överlåtelsen. Har ni haft lokalen kortare tid än tre år krävs synnerliga skäl. Överlåter ni med samtycke eller tillstånd är ni fria från avtalets skyldigheter för tiden efter överlåtelsen, om inget annat villkor har ställts (38 §).
Besittningsskydd för andrahandshyresgästen
En andrahandshyresgäst i en lokal får samma indirekta besittningsskydd mot er som ni har mot fastighetsägaren, när hyresförhållandet har varat längre än nio månader i följd (56 §). Säger ni upp andrahandshyresgästen utan godtagbart skäl kan ni alltså bli skyldiga att betala ersättning med minst en årshyra.
Det går att avtala bort. Överenskommelsen ska stå i en särskilt upprättad handling, inte bara som en klausul i andrahandsavtalet. Om den skrivs innan hyresförhållandet varat i nio månader krävs som huvudregel hyresnämndens godkännande. Vid andrahandsuthyrning gäller ett undantag: överenskommelsen gäller utan godkännande om den avser högst fem år från det att hyresförhållandet inleds och innebär att besittningsskyddet inte ska gälla när ert eget hyresförhållande med fastighetsägaren upphör. Det finns ett fastställt formulär för den överenskommelsen.
Hur det indirekta besittningsskyddet fungerar i detalj går vi igenom i guiden om besittningsskydd för lokal.
Moms när ni hyr ut lokal i andra hand
Lokalhyra är som huvudregel momsfri, men den som hyr en lokal kan använda reglerna om frivillig beskattning när lokalen hyrs ut vidare i andra hand (Skatteverket). Det som avgör är hur lokalen används i det sista ledet. Ni kan alltså ta ut moms av andrahandshyresgästen om de stadigvarande använder ytan i en momspliktig verksamhet.
Tänk på tre saker:
- Momsfri andrahandshyresgäst. Bedriver andrahandshyresgästen till exempel vård, utbildning eller finansiell verksamhet kan ni inte ta ut moms för den delen, och det kan påverka både er avdragsrätt och fastighetsägarens.
- Momsklausulen i ert eget avtal. Standardavtal gör er ofta ersättningsskyldiga om fastighetsägaren förlorar avdragsrätt på grund av något ni gör, till exempel en andrahandsuthyrning till en momsfri verksamhet.
- Faktureringen. Fakturan med moms ska skickas senast sex månader från första dagen i den hyresperiod den avser.
Mer om reglerna i guiden om moms på lokalhyra. Stäm av med er redovisningskonsult innan ni sätter priset.
Vad får ni ta betalt?
För bostäder finns en regel om att hyran i andra hand inte får vara högre än den hyra man själv betalar, med tillägg för möbler och annat som ingår. Någon sådan regel finns inte för lokaler. Där bestämmer ni och andrahandshyresgästen priset. Hyresvärden kan däremot ställa villkor när samtycket lämnas.
Ett vanligt sätt att räkna är att andrahandshyresgästen betalar sin andel av hyran och tilläggen, räknat på den yta de använder, plus en del av de gemensamma ytorna och det som ingår, som internet, städning, kaffe och mötesrum. Sätt hyran exklusive moms och skriv tydligt vad som ingår.
Det här ska andrahandsavtalet innehålla
| Punkt | Vad som ska framgå |
|---|---|
| Parter | Namn och organisationsnummer för er och andrahandshyresgästen |
| Hyresvärdens samtycke | Hänvisning till samtycket, gärna som bilaga |
| Ytan | Vilka rum eller platser som hyrs ut, och vilka gemensamma ytor som får användas, med ritning |
| Användning | Vilken verksamhet som får bedrivas, inom ramen för ert eget avtal |
| Hyrestid och uppsägning | Start, slut och uppsägningstid, och att avtalet upphör om ert eget avtal upphör |
| Hyra och moms | Belopp exklusive moms, vad som ingår och när hyran betalas |
| Besittningsskydd | Separat överenskommelse om avstående, på det fastställda formuläret |
| Säkerhet | Deposition eller bankgaranti |
| Ordning och tillträde | Nycklar, passerkort, tider, gäster, bokning av mötesrum |
| Försäkring | Att andrahandshyresgästen har egen företagsförsäkring |
| Återställning | I vilket skick ytan ska lämnas tillbaka |
Andrahandsavtalet kan aldrig ge andrahandshyresgästen mer än ni själva har rätt till. Om ert eget avtal till exempel bara tillåter kontor, eller förbjuder vissa ombyggnader, ska samma begränsningar stå i andrahandsavtalet. Mer om vad ett lokalhyresavtal ska innehålla, och en mall att utgå från, finns i guiden om hyresavtal för lokal.
Hyra ut en del av kontoret till ett annat företag
Det vanligaste fallet är att ett företag har några rum eller platser över och hyr ut dem till ett annat bolag. Det fungerar ofta bra, men några saker är lätta att glömma:
- Ni svarar för andrahandshyresgästen. Sköter de sig inte är det ni som har ansvaret mot fastighetsägaren.
- Kom överens om vardagen. Mötesrum, kök, städning, gäster och ljud skapar mer friktion än hyran.
- Sekretess. Ha låsbara rum eller skåp om någon av er hanterar känsliga uppgifter.
- Planera för att det tar slut. Avtala uppsägningstid så att ni kan ta tillbaka ytan om ni växer.
Hur ni räknar på att dela kontor finns i guiden om att hyra kontorsplats eller dela kontor.
För er som är hyresvärd
Får ni en begäran om andrahandsuthyrning kan ni säga ja, ja med villkor eller nej. Vanliga villkor är att samtycket gäller en viss hyresgäst och en viss tid, att verksamheten ska vara momspliktig och att förstahandshyresgästen står kvar som ansvarig. Upptäcker ni en andrahandsuthyrning som ni inte har godkänt, säg till skriftligen och uppmana hyresgästen att göra rättelse. Det måste ske inom två månader från att ni fick vetskap om den, annars kan ni inte längre åberopa den som grund för att avsluta avtalet. Mer om att hyra ut lokaler finns i guiden hyra ut lokal.
Vanliga frågor
Får man hyra ut en lokal i andra hand?
Ja, med hyresvärdens samtycke. Utan samtycke riskerar ni att hyresrätten förverkas om ni inte rättar till det utan dröjsmål när hyresvärden säger till.
Kan hyresnämnden godkänna andrahandsuthyrning av en lokal?
Ja, men bara om ni har personliga skäl som sjukdom, tillfälligt arbete på annan ort eller en längre utlandsvistelse och hyresvärden saknar befogad anledning att vägra. Ett företag som vill hyra ut överbliven yta uppfyller sällan villkoren.
Har en andrahandshyresgäst i en lokal besittningsskydd?
Ja, ett indirekt besittningsskydd efter nio månader, om ni inte har avtalat bort det i en särskild handling. Vid andrahandsuthyrning går det att avtala bort i upp till fem år utan hyresnämndens godkännande, på villkor att andrahandsavtalet upphör när ert eget hyresavtal upphör.
Ska man ta ut moms vid andrahandsuthyrning av lokal?
Ni kan ta ut moms om andrahandshyresgästen stadigvarande använder lokalen i momspliktig verksamhet. Är er egen hyra momsbelagd är det oftast det som gäller, men stäm av med er redovisningskonsult.
Får man ta ut mer i hyra än man själv betalar?
För lokaler finns ingen sådan begränsning i lagen, till skillnad från bostäder. Hyresvärden kan dock ställa villkor när samtycket lämnas.
Vad är skillnaden mellan andrahandsuthyrning och överlåtelse?
Vid andrahandsuthyrning är ni kvar som hyresgäst och ansvarar för avtalet. Vid överlåtelse tar en ny hyresgäst över avtalet och ni blir normalt fria från det framåt.
Hitta rätt kontor snabbare
Shace söker igenom hela kontorsmarknaden åt er, skickar ett handplockat urval inom 24 timmar och hjälper till med visningar och avtal. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor.