Ett aktivitetsbaserat kontor är ett kontor där ingen har en egen fast plats. Lokalen är uppdelad i zoner för olika typer av arbete, och medarbetarna väljer plats efter vad de gör just nu. Upplägget har blivit vanligt i takt med hybridarbetet, men det är också en av de mest omdiskuterade kontorstyperna. Här går vi igenom fördelarna, nackdelarna, vad svensk forskning faktiskt visar och vad som skiljer de kontor som fungerar från dem som inte gör det.
Kort svar: Ett aktivitetsbaserat kontor sparar yta och ger rätt miljö för olika uppgifter. De vanligaste nackdelarna är sämre koncentration, störande ljud, brist på avskildhet, tid som går åt till att hitta plats och en svagare känsla av tillhörighet. Det fungerar bäst för verksamheter med varierade uppgifter och mycket samarbete, och bara om det finns tillräckligt med tysta rum och tydliga spelregler.
Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?
Region Stockholms Centrum för arbets- och miljömedicin (CAMM) beskriver ett aktivitetsbaserat kontor med tre kännetecken:
- kontoret är indelat i zoner där varje zon stödjer en viss typ av arbete
- ingen har en personlig plats, utan man sätter sig där uppgiften passar
- kontoret rymmer oftast bara cirka 75 procent av arbetsstyrkan
Aktivitetsbaserade arbetsplatser, ABW (activity-based working) och aktivitetsbaserat kontorslandskap används ofta om samma sak. Typiska zoner är:
| Zon | Används för |
|---|---|
| Tyst zon | Koncentrerat enskilt arbete, ingen telefon |
| Fokusrum och telefonrum | Samtal, digitala möten, arbete som kräver avskildhet |
| Projekt- och samarbetsytor | Arbete i grupp, workshops, whiteboard |
| Mötesrum i olika storlekar | Bokade möten, fysiska och hybrida |
| Öppna arbetsplatser | Vardagsarbete där lite ljud är okej |
| Sociala ytor | Kök, lounge, spontana samtal |
Till det kommer personliga skåp, eftersom ingen kan lämna saker på ett skrivbord.
Aktivitetsbaserat kontor, kontorslandskap eller cellkontor?
| Kontorstyp | Egen plats | Yta per person | Passar bäst för |
|---|---|---|---|
| Cellkontor | Eget rum | Mest | Koncentration, samtal, sekretess |
| Kontorslandskap | Egen plats i öppen yta | Mindre | Team som arbetar tätt ihop |
| Aktivitetsbaserat kontor | Nej, zoner för olika uppgifter | Minst | Varierade uppgifter, mycket samarbete, hybridarbete |
Ett aktivitetsbaserat kontor utan tillräckligt med tysta rum och mötesrum blir i praktiken ett kontorslandskap utan fasta platser, med nackdelarna från båda. Mer om den öppna varianten i guiden om kontorslandskap.
Fördelar med aktivitetsbaserat kontor
- Mindre yta per person. Färre skrivbord än medarbetare ger lägre hyra, och det är ofta huvudskälet till att företag byter.
- Lättare att växa eller krympa. Utan fasta platser kan ni ta in fler personer eller organisera om team utan att bygga om.
- Mer spontan kommunikation. Enligt CAMM finns det ett samband mellan aktivitetsbaserade kontor och mer spontan kommunikation, särskilt där det finns bra ytor för korta informella möten.
- Rätt miljö för rätt uppgift. Den som behöver fokusera går till en tyst zon, och den som ska samarbeta sitter med sitt team. I Högskolan i Gävles studie av Trafikverket skattade de som bytte arbetsyta fyra gånger eller fler per dag sin produktivitet högre än de som satt kvar.
- Chefer trivs ofta. I Umeå universitets studie av Örnsköldsviks kommun ville 92 procent av cheferna stanna kvar i det nya kontoret.
Nackdelar med aktivitetsbaserat kontor
Forskningen är inte entydig. Institutet för stressmedicin (ISM) konstaterar att det inte finns någon enskild sanning om hur aktivitetsbaserade kontor påverkar arbetsmiljön. Det här är nackdelarna som återkommer i studierna.
- Svårare att koncentrera sig. Cellkontor stödjer koncentration bäst. Den som har mycket fokuserat, enskilt arbete är ofta minst nöjd i ett aktivitetsbaserat kontor, och de som kommer från cellkontor upplever mer störningar än de som kommer från ett kontorslandskap.
- Störande ljud och brist på avskildhet. I Örnsköldsvik var det de vanligaste problemen, och handläggare och assistenter ville hellre tillbaka till cellkontor.
- Tid går åt till att hitta plats. I Trafikverkets kontor sänkte tiden det tog att leta efter en lämplig plats den upplevda produktiviteten. Ett underdimensionerat kontor gör det till en daglig stressfaktor.
- Många byter inte plats. CAMM hänvisar till studier där cirka 70 procent i stort sett sitter på samma plats hela dagen. Då får ni inte nyttan av zonerna.
- Svagare teamkänsla. När ingen har en fast plats blir det svårare att hitta kollegor, och medarbetare beskriver att de känner sig mer isolerade.
- Tyngre för chefer. En studie från Umeå universitet och ISM 2026, där 33 chefer intervjuades, visar att känsliga samtal blir svårare, att dagarna blir mer splittrade och att chefer känner sig ständigt synliga. En av dem beskrev det som "att stå på en scen".
- Sämre för den som redan är belastad. I Örnsköldsvik föredrog personer med psykisk ohälsa och stressrelaterad utmattning cellkontor.
- Ergonomi. Stol, bord och skärm måste ställas in på nytt varje gång, och arbete med laptop i soffor kan ge besvär i nacke och axlar.
- Sekretess. Känsliga samtal och dokument kräver rum där ingen hör eller ser.
Vad säger forskningen?
| Studie | Vad som undersöktes | Resultat |
|---|---|---|
| Högskolan i Gävle, Trafikverket (cirka 500 medarbetare under tre år) | Produktivitet efter flytt till aktivitetsbaserat kontor | Fyra eller fler platsbyten per dag gav högre upplevd produktivitet. Tysta rum och tysta zoner förbättrade koncentrationsarbetet. Tid som gick åt till att leta plats sänkte produktiviteten. |
| Umeå universitet, Örnsköldsviks kommun (2018) | Flytt från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor | Bättre ventilation och IT-stöd, men mer störande ljud, mindre avskildhet och lägre upplevd produktivitet. 92 procent av cheferna ville stanna, handläggare och assistenter ville tillbaka. |
| Chalmers, Melina Forooraghi (2022) | Vad som gör aktivitetsbaserade kontor hälsosamma | Standardlösningar fungerar dåligt. Kontoret blir aldrig färdigt utan behöver anpassas i dialog med medarbetarna. |
| Umeå universitet och ISM (2026) | Chefsrollen, intervjuer med 33 chefer | Mer stress, sämre överblick och svårare att ta känsliga samtal. Alla 33 beskrev liknande erfarenheter. |
Den gemensamma slutsatsen är att det inte är kontorstypen i sig som avgör, utan om kontoret passar arbetet och har tillräckligt med platser för koncentration.
Passar ett aktivitetsbaserat kontor er?
| Passar ofta bra | Passar ofta sämre |
|---|---|
| Arbete i grupp och projekt | Mycket enskilt, koncentrationskrävande arbete |
| Många spontana möten | Mycket telefontid |
| Varierade uppgifter under dagen | Likartade uppgifter hela dagen |
| Hybridarbete med varierande närvaro | Sekretess och känsligt material |
Gör en behovsanalys innan ni bestämmer er. Utgå från vilket arbete som faktiskt görs, hur många som är på plats en vanlig toppdag och vilka som behöver mest avskildhet, inte från vad som är modernt.
Spelregler för aktivitetsbaserat kontor
Utan gemensamma regler glider ett aktivitetsbaserat kontor snabbt tillbaka till ett kontorslandskap där alla har sin informella plats. Ta fram reglerna tillsammans med medarbetarna och skyddsombudet. Ett exempel:
- Tyst zon betyder tyst. Inga samtal, telefonen på ljudlöst.
- Samtal och digitala möten tas i rum. Telefonrum eller mötesrum, inte vid skrivbordet i den öppna ytan.
- Clean desk. Platsen töms när ni går för dagen eller är borta mer än ett par timmar.
- Ingen paxning. En jacka eller en dator håller inte en plats.
- Boka och avboka. Mötesrum och fokusrum bokas för den tid de behövs och avbokas om mötet ställs in.
- Teamets hemvist. Varje team har en zon där det brukar sitta, så att det går att hitta varandra.
- Visa var ni är. Använd status i chatten eller en platskarta i bokningssystemet.
- Följ upp reglerna. Se över dem efter några månader och ändra det som inte fungerar.
Vanliga misstag
- För få tysta rum och telefonrum. Det vanligaste problemet. Hellre för många fokusrum än för få.
- För få platser. Dimensionera efter en normal toppdag, inte efter snittet. Hur ni räknar går vi igenom i guiden om kontorsyta per anställd.
- Beslutet styrs bara av kostnaden. Ett kontor som sparar yta men sänker produktiviteten blir dyrt.
- Ingen förändringsledning. Medarbetare och chefer behöver stöd i det nya arbetssättet, inte bara nya möbler.
- Tekniken fungerar inte överallt. Wifi, skärmar, dockningsstationer och videomöten måste fungera på alla platser.
- Ingen uppföljning. Justera zoner och regler när ni ser hur kontoret faktiskt används.
Arbetsmiljöansvaret
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön oavsett kontorstyp. En flytt till ett aktivitetsbaserat kontor är en förändring i verksamheten, och enligt reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete ska riskerna bedömas innan den genomförs. Ta med skyddsombudet tidigt och titta särskilt på ljud, möjlighet till ostört arbete, ergonomi och hur chefer ska kunna ta enskilda samtal. Mer om det i artikeln om ergonomi och arbetsmiljö på kontoret.
Aktivitetsbaserat kontor och hybridarbete
När medarbetarna jobbar hemifrån en eller flera dagar i veckan står fasta skrivbord tomma, och det blir svårt att motivera en plats per person. Ett aktivitetsbaserat kontor gör det möjligt att hyra mindre yta och i stället lägga pengarna på det kontoret är bäst på: möten, samarbete och gemenskap.
Samtidigt blir kontorsdagarna mer mötesintensiva när det enskilda arbetet görs hemma. Ett aktivitetsbaserat kontor för hybridarbete behöver därför ofta fler mindre rum och bättre utrustning för digitala möten än ett som planeras för heltid på plats.
Så påverkar det lokalen ni hyr
- Färre kvadratmeter, men annan fördelning. Ni behöver färre skrivbord men fler rum. En lokal som redan har flera små rum eller är lätt att dela upp kan vara värd mer än en helt öppen yta.
- Akustik och ventilation. Många små mötesrum och telefonrum kräver bra ljudisolering och ventilation som klarar fulla rum. Fråga hyresvärden vad fastigheten klarar.
- Hyresgästanpassning. Att bygga om för zoner och rum är en förhandlingsfråga. Vem som betalar och hur det påverkar hyran bör stå tydligt i avtalet.
- Testa först. Vill ni prova arbetssättet innan ni binder er kan ett flexibelt kontor vara ett första steg. Vi jämför alternativen i guiden om flexibla kontor.
Vanliga frågor
Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?
Ett kontor där ingen har en fast plats och lokalen är uppdelad i zoner för olika typer av arbete, till exempel tysta rum, telefonrum, mötesrum och samarbetsytor.
Vilka är nackdelarna med aktivitetsbaserat kontor?
Främst sämre koncentration, störande ljud, brist på avskildhet, tid som går åt till att hitta plats, svagare teamkänsla och ett tyngre chefsjobb. De flesta nackdelarna går att minska med tillräckligt många tysta rum, rätt antal platser och tydliga spelregler.
Vad är skillnaden mellan kontorslandskap och aktivitetsbaserat kontor?
I ett kontorslandskap har alla en egen fast plats i en öppen yta. I ett aktivitetsbaserat kontor har ingen en fast plats, och lokalen har olika zoner för olika typer av arbete.
Hur många arbetsplatser behövs i ett aktivitetsbaserat kontor?
Ofta planeras det för ungefär 75 procent av personalen, men rätt nivå beror på hur många som är på plats en vanlig toppdag. Mät närvaron under några veckor och räkna in alla typer av platser, inte bara skrivbord.
Vilka spelregler behövs?
Som minst regler för tysta zoner, var samtal tas, clean desk, bokning av rum och hur ni hittar varandra. Ta fram dem tillsammans med medarbetarna och följ upp efter några månader.
Sparar man pengar på aktivitetsbaserat kontor?
Ofta, eftersom ni behöver mindre yta. Men besparingen kan ätas upp av ombyggnad, fler rum och bättre teknik, och ett underdimensionerat kontor kostar i produktivitet. Räkna på helheten.
Hitta rätt kontor snabbare
Shace söker igenom hela kontorsmarknaden åt er, skickar ett handplockat urval inom 24 timmar och hjälper till med visningar och avtal. Berätta vad ni söker så matchar vi er med rätt kontor.